CERTIFIKÁCIA
Certifikačný orgán na základe písomnej žiadosti organizácie vypracuje ponuku a podmienky certifikácie a následne zmluvu o poskytnutí certifikačnej služby. Zmluva okrem iného obsahuje všetky identifikačné údaje organizácie, predmet certifikácie a normy, podľa ktorých má byť manažérsky systém certifikovaný, cena za vykonanie auditu a platobné podmienky, stanovenie povinnosti mlčanlivosti a ochrany dôverných informácií, udelenie, odmietnutie, udržiavanie, obnovenie, pozastavenie, znova udelenie alebo zrušenie certifikácie, rozšírenie alebo zúženie rozsahu certifikácie, atď... Všetky podrobnosti zmluvy sa upresňujú pri osobnom kontakte so zástupcom certifikačného orgánu. V ďalšom kroku po podpise zmluvy certifikačný orgán vymenuje vedúceho audítora, ktorý pripraví dvojetapový plán certifikačného auditu. V prvej etape audítorský tím posúdi dokumentáciu systému manažérstva klienta, zhodnotí podmienky a špecifiká jeho lokality, rozsah systému manažérstva, procesy, ako aj súvisiace štatutárne a právne aspekty a či sú vytvorené predpoklady na pripravenosť klienta na druhú etapu auditu.
Druhá etapa auditu má za cieľ posúdiť mieru implementácie vybudovaného systému, zhodnotiť jeho efektivitu s prihliadnutím na výsledky prvej etapy auditu a prípadne identifikovať oblasti na potencionálne zlepšenie systému manažérstva. Pre zabezpečenie nestranného procesu certifikácie má organizácia možnosť vopred sa vyjadriť k plánom jednotlivých etáp auditu a odsúhlasiť zloženie audítorského tímu, vrátane účasti expertov z príslušnej oblasti predmetu podnikania. Počet dní certifikačného auditu a dozorných auditov sa určuje na základe medzinárodne platnej metodiky v závislosti na viacerých faktoroch (napr. počet zamestnancov, počet lokalít prevádzok klienta a z toho vyplývajúca potreba vzorkovania, rozsah a zložitosť činnosti, riziká spojené s produktmi, procesmi a činnosťami klienta,...). Veľa informácií získa certifikačný orgán z preskúmania dokumentácie manažérskeho systému, ktorú je organizácia povinná poskytnúť certifikačnému orgánu ešte pred začiatkom prvej etapy certifikačného auditu. V dňoch konania certifikačného auditu je vhodné, aby manažment spoločnosti a všetci zamestnanci, ktorých sa certifikácia týka, boli k dispozícii audítorom, ktorí môžu mať rôzne otázky k preskúmavanému systému. Obecne platí, že audítor v podstate zisťuje zhodu medzi tým, ako to má byť a tým, ako to je. Zároveň zhromažďuje pre svoje zistenia potrebné dôkazy. Je dôležité, aby zamestnanci poznali význam a prínos manažérskeho systému, stotožnili sa s ním a porozumeli politike a cieľom organizácie. V tejto súvislosti má veľký význam názorná propagácia a zverejňovanie dosahovaných výsledkov spoločnosti na svojich pracoviskách. Vedúci audítor na záver auditu vyhodnotí všetky zistenia z posudzovania systému, klasifikuje prípadné nezhody a ak boli splnené všetky nápravné činnosti, odporučí certifikačnému orgánu udeliť certifikát manažérskeho systému.
Platnosť certifikátu je 3 roky a na jeho udržiavanie vykoná certifikačný orgán dva dozorné audity. Pred uplynutím jedného roku od vydania certifikátu sa vykoná prvý dozorný audit na preverenie funkčnosti systému manažérstva a pred uplynutím druhého roku sa vykoná druhý dozorný audit. Po ukončení trojročnej doby certifikácie má organizácia možnosť pokračovať vo využívaní certifikovaného systému manažérstva po potvrdení recertifikačným auditom. Zároveň bude vydaný nový certifikát s platnosťou na ďalšie 3 roky.